Měníte webovou agenturu? Tohle si vyžádejte, než odejdete

Firma po třech letech vypoví smlouvu dodavateli webu. Rozejdou se slušně, dodavatel pošle přihlašovací údaje do administrace a všichni mají pocit, že je hotovo. O tři týdny později přestanou chodit e-maily na firemní adresy, později vyprší doména.

Nikdo nic nesabotoval. Jen se ukázalo, že „přístup do webu“ a „kontrola nad webem“ jsou dvě různé věci, a ta druhá zůstala tam, kde byla.

Tohle je nejčastější způsob, jakým firmy přijdou o vlastní web: ne sporem, ale nedorozuměním o tom, co všechno se vlastně předává. Projdeme si, z čeho se web skládá, komu podle zákona patří kód a design, co si vyžádat písemně a v jakém pořadí to udělat, aby vám mezi dvěma dodavateli nic nespadlo.

Co všechno „web“ ve skutečnosti je

Web není jedna věc, ale balík zhruba osmi samostatných položek, z nichž každá má vlastního majitele, vlastní účet a vlastní způsob předání. Právě proto se předání tak často udělá jen napůl: dodavatel v dobré víře předá to, co považuje za web, a zbytek ho nenapadne.

Tahle tabulka je celá odpověď na otázku, co si hlídat. Zbytek článku je jen návod, jak jednotlivé řádky uzavřít.

Všimněte si, že jen dva řádky se týkají toho, čemu se běžně říká web. Zbytek jsou účty a smluvní vztahy u třetích stran. A přesně u nich rozhoduje, na čí jméno jsou vedené.

Nejdřív si ale vyjasněme tu nepříjemnější otázku: i kdybyste měli všechny přístupy, smíte s webem dělat, co chcete?

Komu web patří, když ho postavila agentura

Web patří vám v tom smyslu, že jste za něj zaplatili. Autorská práva ke kódu a grafice ale zůstávají tomu, kdo je vytvořil. Vy získáváte licenci, tedy povolení dílo používat, a její rozsah určuje smlouva.

Když ve smlouvě o licenci nic konkrétního nestojí, nastupuje zákon. Podle § 61 odst. 1 autorského zákona platí, že u díla vytvořeného na objednávku autor poskytl licenci k účelu vyplývajícímu ze smlouvy, není-li sjednáno jinak. Účelem smlouvy na firemní web je provozovat firemní web, takže ten provozovat smíte. Jestli ho smíte i přestavovat rukama jiného dodavatele, už z té věty nevyplývá.

Druhý odstavec téhož paragrafu přidává věc, která překvapí ještě víc: autor smí dílo na objednávku užít a poskytnout licenci i někomu dalšímu, pokud to není v rozporu s vašimi oprávněnými zájmy. Váš web na míru tedy nemusí být tak úplně jen váš. Proto je nutné mít správně nastavenou smlouvu o tvorbě webu a nový web tvořit s důvěryhodnou agenturou s referencemi.

Představte si to jako pronajatý byt, ve kterém jste si zaplatili kuchyň. Bydlet v něm můžete. Vybourat zeď bez domluvy ale ne.

Tady bývá ještě jedna past. Občanský zákoník sice zná právo dostat po odstoupení od smlouvy svůj obsah zpět zdarma, v přiměřené době a v běžně používaném strojově čitelném formátu (§ 2389n a následující), jenže tahle ochrana míří na spotřebitele. Pokud web provozujete jako firma nebo živnostník, nevztahuje se na vás a rozhoduje výhradně to, co je ve smlouvě.

Prakticky z toho plyne jediné doporučení: než začnete cokoli řešit, najděte si smlouvu a v ní odstavec o licenci. Jestli v něm chybí slova o právu dílo upravovat a poskytnout podlicenci třetí osobě, budete o úpravy muset požádat.

Deset věcí, které si vyžádejte písemně

Ústní příslib u předání nestojí za nic, protože za půl roku si ho nikdo nepamatuje a člověk, který ho dal, už v agentuře nemusí pracovat. Pošlete jeden e-mail s očíslovaným seznamem a požádejte o písemné potvrzení ke každému bodu.

1. Převod držitele domény na vaši firmu. Ne přístup k doméně, ale změnu držitele v registru. Vyžádejte si po převodu potvrzení a ověřte si ho sami ve veřejném registru. Proč na tom tolik záleží, rozebíráme v článku o tom, co je doména a jak ji správně vybrat.
2. Přístup k DNS záznamům, případně informaci, kde jsou vedené. Bez nich web nikam nepřestěhujete.
3. Hostingový účet vedený na vás. Pokud web běží na sdíleném účtu agentury, řešením je přesun na vlastní webhosting, ne sdílené heslo.
4. Administrátorský účet v redakčním systému. Zkontrolujte, že máte skutečně nejvyšší roli, ne redaktorskou. Rozdíl vysvětlujeme v článku o tom, k čemu slouží CMS systém.
5. Kompletní záloha souborů i databáze ke konkrétnímu dni, ideálně ve formátu, který jde obnovit kdekoli. Vyžádejte si ji i tehdy, když web nikam nestěhujete, jako pojistku. Jak se zálohy dělají pořádně, píšeme v článku o zálohování webu.
6. Zdrojové kódy včetně historie, pokud vznikaly úpravy na míru.
7. Seznam placených licencí s datem, do kdy jsou zaplacené, a na čí účet jsou vedené. Tohle je bod, na který se zapomíná nejčastěji.
8. Seznam integrací a API klíčů: fakturační systém, platební brána, rezervace, newsletter, sklad.
9. Předání vlastnictví v měřicích nástrojích. V Google Analytics, Search Console a Tag Manageru chcete být uvedení jako vlastník, protože v účtech jsou vaše historická data.
10. Seznam e-mailových schránek na doméně včetně toho, kde běží a kdo je platí.

Deset bodů vypadá jako hodně. Většinu z nich ale slušný dodavatel odbaví během jednoho odpoledne, protože o nic nepřichází. Pokud se někdo brání, dozvěděli jste se něco užitečného ještě dřív, než jste odešli.

Pořadí rozhoduje: co udělat dřív, než pošlete výpověď

Tohle je ta část, na které se převzetí nejčastěji hroutí, a přitom nestojí ani korunu. Jakmile smlouvu vypovíte, mění se vyjednávací pozice. Dokud vztah trvá, je vyřízení vašich požadavků součástí běžné spolupráce. Potom už je to laskavost.

1. Nejdřív si udělejte soupis, ne rozhodnutí. Projděte tabulku výše a u každého řádku si napište, jestli to máte, nebo nevíte. Sloupec „nevím“ je ten důležitý, protože přesně ten určí, jak dlouhé bude předání.
2. Vyžádejte si zálohu ještě během spolupráce. Je to běžný požadavek, nevzbudí podezření a zálohu mějte fyzicky u sebe, ne jen „někde na serveru“.
3. Vyřešte doménu jako první. Převod držitele trvá řádově dny a je to jediná položka, u které vám uplynutí lhůty může web vypnout. Zkontrolujte si i datum expirace.
4. Až potom oznamte konec spolupráce. V oznámení rovnou uveďte seznam k předání a navrhněte konkrétní termín, třeba 30 dní.
5. Domluvte překryv. Ideálně měsíc, kdy nový dodavatel už má přístupy a starý ještě odpovídá na dotazy. Ten měsíc je nejlevnější pojistka celého procesu.
6. Předání zakončete protokolem. Stačí tabulka se sloupci položka, předáno dne, kým. Podepište ji obě strany, ať je zřejmé, co se ještě neuzavřelo.

Když už výpověď odešla a teprve pak zjistíte, co vám chybí, není to prohraná věc. Jen počítejte s tím, že to bude trvat déle a budete se doprošovat.

Naše praxe: tři věci, které při předání zmizí nejčastěji

Když přebíráme web po jiném dodavateli, opakují se tři konkrétní problémy. Žádný z nich není zlá vůle a všem třem se dá předejít jednou otázkou položenou včas.

E-mailové schránky na firemní doméně

E-maily bývají svázané s doménou, ale běží jinde než web. Při přesunu webu se změní DNS záznamy a pošta přestane chodit, aniž by si toho kdokoli první den všiml.

Konkrétně: než cokoli přesunete, vyžádejte si výpis MX záznamů domény a seznam všech schránek včetně aliasů a přeposílání. Pak si jednu testovací zprávu pošlete z externí adresy a ověřte, že dorazila. Trvá to deset minut a ušetří to den paniky.

Licence placených komponent

Prémiová šablona, vyhledávací plugin, fonty, fotobanka. Bývají koupené na účet agentury, často v hromadné licenci pro všechny její klienty. Po odchodu vám nezmizí web, ale přestanou chodit aktualizace, a to je bezpečnostní problém, který se projeví za půl roku.

Vyžádejte si seznam ve tvaru název, verze, platnost do, na čí účet. U každé položky se rozhodněte, jestli si licenci koupíte na sebe, nebo komponentu nahradíte. Tohle rozhodnutí je mnohem levnější udělat vědomě teď než pod tlakem po napadení webu.

Nedokumentované úpravy na míru

Skoro každý starší web obsahuje kód, který někdo dopsal na míru a nikam si to nepoznamenal: napojení na fakturaci, výpočet dopravy, výjimka pro jednu kategorii. Nový dodavatel o nich neví a zjistí je až ve chvíli, kdy je omylem rozbije.

Požádejte odcházejícího dodavatele o půlhodinový hovor se zápisem, ve kterém projde, co na webu není standardní. Je to nejlevnější půlhodina celého převzetí. Pokud plánujete web zároveň migrovat na jinou doménu, projděte si i postup v článku o tom, jak přestěhovat web bez ztráty pozic.

Co udělat v prvním týdnu po převzetí

Předáním to nekončí. Starý dodavatel má pořád přístupy, které mu nikdo neodebral, a to není otázka důvěry, ale hygieny: účty, na které se zapomnělo, jsou nejčastější cestou, kudy se do webu dostane někdo cizí.

• Projděte uživatele v administraci a zrušte nebo degradujte účty, které už nikdo nepoužívá. Zvlášť ty s administrátorskou rolí.
• Změňte hesla k hostingu, databázi, FTP a administraci. Nová hesla dejte do firemního správce hesel, ne do tabulky.
• Vygenerujte znovu API klíče k platební bráně, fakturaci a dalším integracím.
• Zkontrolujte odesílatele e-mailů z webu, tedy jestli formuláře posílají poptávky na vaši adresu a ne na adresu bývalého správce.
• Ověřte, že zálohování běží a že obnova skutečně funguje. Záloha, kterou jste nikdy nezkusili obnovit, je jen soubor.
• Zkontrolujte vlastnictví v měřicích nástrojích a nastavte si vlastní přístup jako vlastník.

Jednu výjimku stojí za to zvážit: přístup bývalému dodavateli neberte dřív, než překryvné období skončí. Jinak se stane, že se první den něco rozbije a člověk, který to umí spravit, se do webu nedostane.

Časté otázky

Komu patří web, když ho vytvořila agentura?

Ze zákona agentuře. Zaplacením získáváte licenci k užití, ne autorská práva. Ta zůstávají tvůrci. Podle § 61 autorského zákona platí, že autor poskytl licenci k účelu vyplývajícímu ze smlouvy, není-li sjednáno jinak, takže web smíte provozovat. Právo nechat do něj zasahovat jiného dodavatele ale musí být ve smlouvě uvedené výslovně. Projděte si však vaší smlouvu, tam to může být uvedeno jinak.

Co když dodavatel odmítne přístupy vydat?

Nejdřív pošlete písemnou žádost s konkrétním seznamem a termínem, protože většina případů se uzavře tady. Pokud je doména registrovaná na dodavatele a ten ji odmítá převést, obracejte se na registrátora a připravte si doklady o tom, že jste ji platili, typicky staré faktury nebo e-mail, na který chodí upozornění o expiraci. Ve sporných případech je na místě právník, protože u firem na rozdíl od spotřebitelů žádná zákonná pojistka na vydání dat nefunguje.

Jak dlouho převzetí webu trvá?

Při ochotné spolupráci obou stran zhruba dva až čtyři týdny. Nejdelší položkou bývá převod držitele domény a dohledávání účtů, ke kterým se nikdo nehlásí. Když dodavatel nekomunikuje, počítejte spíš s měsíci, protože se postupuje přes registrátora a hostingovou firmu.

Přijdu při změně agentury o pozice ve vyhledávání?

Samotná změna dodavatele na pozice nemá vliv, protože Google nezajímá, kdo web spravuje. Riziko vzniká až tehdy, když se při té příležitosti mění adresa webu, struktura URL nebo hosting. V takovém případě postupujte podle pravidel pro migraci, hlavně s pečlivým přesměrováním starých adres.

Dokážete převzít web, který nestavěla vaše agentura?

Ano, v Apadore přebíráme weby po jiných dodavatelích běžně a začínáme vždycky stejně: zmapováním přístupů a zálohou, teprve potom se sahá do kódu. Před první úpravou vám řekneme, v jakém stavu web je a jestli se vyplatí ho opravovat, nebo postavit znovu. Pokud vyjde lépe druhá varianta, řekneme to rovnou.

Shrnutí

Změna dodavatele webu není technický problém, ale organizační. Web se skládá z osmi samostatných položek a předání se obvykle udělá jen u dvou z nich.

Tři věci rozhodují o tom, jak to dopadne. Vyřešte doménu jako první, protože jen ta vám umí web vypnout. Vyžádejte si zálohu a seznam přístupů ještě před výpovědí, dokud je to běžná součást spolupráce. A domluvte si měsíc překryvu, ve kterém nový dodavatel už pracuje a starý ještě odpovídá.

Zbytek je práce na jedno odpoledne, pokud se k ní dostanete včas.

Nevíte, co všechno k vašemu webu vlastně patří a kde to je? Ozvěte se nám a projdeme to s vámi konkrétně na vašem webu, ještě než začnete cokoli měnit.